Новости клубаНовости BynKerПубликацииОтзывыКаталогКонференция

  регистрация на сайте печатных машинРегистрация
  история печатных машин Печатная машина
  работа на печатной машине Машинопись
  орфография для печатной машиныОрфография
  оформление документовОформление документов
  вопросы и ответы по печатной машинеВопросы и ответы
  контакты для сайта о печатных машинахКонтакты
  ссылки о печатных машинахБумажные пакеты





РАБОТА ПЕЧАТНИКОМ

Правила оформления документов

Общее понятие документа

Документ - это акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения.

Такие документы, как акт, деловое письмо, договор, докладная записка, заявление, инструкция, приказ, протокол, трудовое соглашение, устав и др., и так называемые личные документы-доверенность, справка, свидетельство, удостоверение - в делопроизводственном отношении носят название деловых бумаг.

Перечисленные документы можно разбить на две группы:
1 документы, служащие для переписки между учреждениями и предприятиями: деловое или служебное п и с ь м о;
2 документы, выдаваемые учреждениями и предприятиями отдельным лицам, как правило, своим сотрудникам: свидетельство, удостоверение, характеристика, рекомендация, доверенность, справка и другие личные документы.

Наконец, есть документы, например, заявление, рапорт и др., которые не относятся ни к первой, ни ко второй группе и представляют собой письменные обращения отдельных граждан в то или иное предприятие, организацию.

При оформлении документов, при их переписке на пишущей машине машинистке нужно знать форму написания каждого документа с тем, чтобы красиво и технически грамотно расположить содержание документа на листе бумаги и соответствующим образом выделить отдельные его части: штамп, адрес, дату, место составления, основное содержание, подписи, печать и др.

Прежде всего документы можно разделить на документы со штампом (угловым или продольным) и документы без штампа (с печатью).

Угловой штамп включает в себя наименование организации отправителя, место нахождения организации (адрес), дату отправления, порядковый номер документа, индекс, т. е. условное обозначение (цифровое или литерное) отдела организации, номер телефона.

Штамп может быть заранее проставлен на типографском бланке; бланками обычно пользуются в крупных организациях.

Иногда штамп включает должность и фамилию руководителя крупной организации. Тогда бланк называется именным. Документ, написанный на именном бланке, посылается от имени лица, а не организации.

Документ может быть напечатан на обычной бумаге, после чего на нем ставится штамп.
У различных организаций они могут быть разные по форме и по величине по причине отсутствия утвержденного стандарта. В среднем размер штампа составляет 65Х75 мм, или в ширину 20-25 ударов, в зависимости от шага письма машины, и в высоту 18-19 интервалов, что должно быть учтено печатником при печатании документов.

Угловой штамп ставится в верхнем левом углу листа на расстоянии 3-4 интервалов от верхнего края и 3-4 ударов от левого края.
Пример углового штампа:

ГОСУДАРСТВЕННОЕ
УЧЕБНО-ПОЛИГРАФИЕЧСКОЕ
ИЗДАТЕЛЬСТВО
Министерства просвещения РФ
№________
«_____»______________200___г.

Москва, И-18,
3-й проезд Марьиной рощи, дом 41

Каждый документ должен быть составлен в соответствии с технико-орфографическими правилами, изложенными выше. Однако для оформления документов существуют и некоторые дополнительные правила. Общими правилами для них являются:
1 форматы бумаги A4, А5, А6;
2 величина начального (левого) поля для документов, не имеющих углового штампа, составляет 10-15 ударов, для бумаг с угловым штампом величина поля составляет 20-25 ударов;
3 адрес. Документы, которые отсылаются в то или иную организацию (предприятие), включают в себя адрес получателя и адрес отправителя.
Пример продольного штампа:

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИЗДАТЕЛЬСТВ
ПОЛИГРАФИЧЕСКОЙ И ЦЕЛЛЮЛОЗО-БУМАЖНОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РФ
Государственное издательство Искусство
Москва, Цветной бульв., 25
Отдел _____________________ «_____»_____________200__г.
Телефон ____________________

 

Адрес получателя, т. е. указание, куда и кому адресуется документ (деловое письмо, заявление, личное письмо и др.), располагается вверху. Полное наименование организации и его отдела пишется прописными буквами, отдельными строками, симметрично относительно вертикальной оси наиболее длинной строки в наименовании.
Пример:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
МОСКОВСКИЙ ПОЛИГРАФИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
ПЕРЕПЛЕТНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА ИЗГОТОВЛЕНИЯ БУМАЖНЫХ ПАКЕТОВ

или:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
МОСКОВСКИЙ ПОЛИГРАФИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
ПЕРЕПЛЕТНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ
ЗАВЕДУЩЕМУ КАФЕДРОЙ ИЗГОТОВЛЕНИЯ БУМАЖНЫХ ПАКЕТОВ
т. ФЕДОСЕЕВУ П. Г.

Адрес отправителя указывается в угловом или продольном штампе.

Наименования документов пишутся прописными буквами и в разрядку, а длинные наименования - без разрядки.

Остальная часть заголовка, обычно включающая полное наименование организации (предприятия), пишется строчными буквами через один интервал, симметрично, без сокращения слов, без точки в конце и в соответствии с другими правилами написания заголовков.

Часть документов нумеруется (акт, договор, приказ, протокол и др.), т. е. после заголовка или под ним ставится порядковый номер документа.

Дата, т. е. число, месяц (прописью), год, а также место (город) составления документа ставятся (при отсутствии штампа) после заголовка у начального и конечного полей и в одну строку.

Основное содержание пишется в соответствии с правилами, изложенными для подзаголовочного текста.

Встречающиеся в документах «Примечания», «Основания» пишутся по правилам и по форме, указанным для «Примечаний».

В случаях, когда помимо основного документа имеются приложения (т. е. бумаги, чертежи, таблицы, подтверждающие, поясняющие или иллюстрирующие отдельные места в содержании основного документа), об этом указывается после основного текста письма (до подписей).

С абзацного отступа прописными буквами пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ или ПРИЛОЖЕНИЯ и затем в столбик перечисляются или названия приложений или их общее число (в листах).

Подписи под документом (письмом) без части текста переносить на следующую страницу нельзя. Следует вместе с подписями переносить 2-3 строки текста.

Первая подпись отстоит от последней строки текста на 3-4 интервала; расстояние между подписями - примерно 3 интервала.

Подпись оформляется так: наименование должности, свободное место под личную подпись и дальше в косых скобка! фамилия того, кто должен поставить свою подпись.
Должности пишутся прописными буквами, фамилии в скобках - строчными.
Пример:
ДИРЕКТОР ИНСТИТУТА /Иванов/
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРОФКОМА /Семенов/
ДИРЕКТОР ТИПОГРАФИИ /Фридман/


Когда наименование должности занимает несколько строк, его печатают через 1-1,5 интервала, например:
ДЕКАН БУМАЖНО-
ПЕРЕПЛЕТНОГО
ФАКУЛЬТЕТА /Белов/

ООбщее понятие копии.

Общее понятие документа выписки.

Примеры оформления. Акт.

Примеры оформления. Договор.

Примеры оформления. Деловое письмо.

Примеры оформления. Докладная и служебная записки.

Примеры оформления. Заявление.

Примеры оформления. Протокол.

Примеры оформления. Выписка из протокола.

Примеры оформления. Приказ.

Примеры оформления. Выписка из приказа.

Примеры оформления. Инструкция.

Примеры оформления. Стенограмма.

Примеры оформления. Характеристика.




© Bynker, 2007-2008